自考《档案管理学》章节复习:统计工作

2019-01-16 复习指导

  一、 档案统计工作的内容和任务

  1、档案统计,就是以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。

  内容包括档案的基本登记和综合统计两部分。

  从统计的对象来看,分为两方面:

  A、对档案实体及其管理状况的统计;

  B、对档案事业的组织与管理状况的统计;

  目前,我国档案工作的基本情况统计,分为四个层次:

  其一,全国档案工作基本情况统计;

  其二,专业系统档案工作情况统计;

  其三,地方(包括省、市、地、县各级)档案工作基本情况统计;

  其四,档案馆、档案室档案工作情况统计。

  2、任务

  一、对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析, 提供统计资料,实行统计监督。

  二、 档案统计工作的意义、要求和步骤

  1、 意义

  A、是认识档案工作的一种重要手段;

  B、可以把定性分析和定量分析结合起来;

  C、是档案事业建设的一项重要的基础工作;

  D、可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。

  2、 要求

  A、准确性、客观性、科学性

  B、遵循全国统计工作现代化的要求

  统计指标体系完整化,

  统计分类标准化,

  统计调查工作科学化,

  统计基础工作规范化,

  统计计算和数据传输技术现代化,

  统计服务优质化。

  3、 步骤

  A、统计调查

  B、统计整理

  C、统计分析

  三、 档案统计调查

  1、 统计表报

  2、 专门调查

  四、 档案统计资料的整理

  统计分组: 简单分组和复杂分组

  五、 统计表

  六、 综合指标 1、 绝对数2、 相对数

  档案行政管理机关和档案馆的统计

  一、 档案构成统计

  总的说来,它是档案馆全部档案材料现有数量和状况的一种统计。要求将档案馆内的全部档案以其来源性质分组,即分成:建国后档案、革命历史档案、清代以前档案、民国档案等部分,并以此说明现有档案数量和状况。

  二、 档案利用统计

  它是一种对各种类型档案被各机关、各项工作利用的情况和程度的统计。

  三、 档案工作人员情况统计

  它对于研究档案馆工作售货员的需要量,各种干部的比例,各档案馆干部的对比分析和平衡,培训工作的安排等,具有重要的作用。

  四、 档案馆建设状况统计

  档案行政管理机关的任务之一,是负责档案馆网的规划与筹建。这种统计对研究我国档案事业的发展,是一种很有意义的资料。

  五、 档案室建立情况统计

  档案室是机关工作的重要组成部分,是现行机关档案集中保管的机构。档案行政管理机构及时了解档案室建设的情况是非常必要的。这就要对档案室的建设情况进行统计。

  提供利用工作

  一、含义

  档案工作的总目的,是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作,其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节,称为“档案的利用服务工作”,或简称“档案利用工作”,又称“提供利用”。档案利用工作的基本内容,就是介绍和报道馆(室)藏档案的内容和成分,通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息,进行咨询服务。

  二、利用工作的地位

  档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段,它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节,在档案工作中占有突出地位。

  它是档案工作联系社会的一个窗口,是衡量档案工作好坏的主要标志。

  它在一定程度上体现了外界利用档案的需要,对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。

  总之,它是档案工作中最富有活力的一个环节。

  三、注意问题

  1、服务思想

  A、 全面地为档案用户服务

  B、 及时地为档案用户服务

  C、 准确地为档案用户服务

  D、 有效地为档案用户服务

  2、正确处理提供利用与保密之间的关系

  提供利用和保密,从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密,保密是限定了利用的对象和范围,是为了更好地利用。

  澄清“利用危险,保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。

  要认真深入地审定档案内容,根据时间、地点和条件的变化情况,调整档案的密级,逐步扩大开放范围,减少烦琐的批准手续,方便广大利用者的正常利用。

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